Recall-Manager

Der Recall-Manager ist ein flexibles Patienten-Filter-Werkzeug, um gezielt Recall-Listen zu erstellen — z. B. "alle PKV-Patienten ohne PA-Befund in den letzten 24 Monaten und ohne zukünftigen Termin". Die ausgewählten Patienten lassen sich anschließend für Recall-Kampagnen, Anschreiben oder gezielte Anrufe weiterverarbeiten.

Aufbau

• Linke Sidebar — Katalog aller verfügbaren Filter, gruppiert nach Kategorien (Favoriten, Patient, Termin, Leistung, …).
• Mitte / oben — die aktive Filter-Pipeline: nacheinander aufgereihte Filter-Steps, die die Patienten-Menge sukzessive einschränken.
• Mitte / unten — Aktions-Leiste mit Ausführen, Zurücksetzen, Aktiv/Veraltet-Schalter, Filter-Pipeline-Speichern als Favorit.
• Ergebnis — Patienten-Liste der finalen Auswahl.

Filter-Sidebar (links)

Filter sind nach Kategorien gruppiert:

Favoriten

Schnell-Zugriff auf häufig benötigte Filter mit goldenem Stern.

Patient

Filter rund um Patienten-Stamm­daten:

• Alter — Altersbereich
• Geschlecht
• Versicherung — PKV / GKV / Selbstzahler
• Neupatient — Neupatienten in einem Zeitraum
• Geburtstag — Geburtstag in einem Zeitraum
• Kontaktdaten — Vorhandensein von E-Mail, Telefon, Handy …
• Stichworte — Filter nach PVS-Stichworten
• Wohnort — Entfernung zur Praxis
• Anamnese — Anamnese-Status (aktuell / veraltet / fehlt)
• KVK-Karte — Karten-Einlese-Status im Quartal
• Praxiszugehörigkeit
• Compliance — Compliance-Wert
• Klassifizierung — Klassifizierungs­wert (z. B. PA-Grad)
• Patient-Labels — Filter nach Patienten-Labels und deren Fristen
• Patienten-IDs — direkte Liste von Patienten-IDs

Termin

Filter für Termine eines Patienten:

• Mit / Ohne Zeitraum — Termine im Zeitraum
• In Zukunft / Keinen — Termine in der Zukunft vorhanden?
• > n in Zukunft / > n gesamt — mindestens n Termine
• Termin­art — bestimmte Termin­arten
• PA-Typ — PA-spezifische Termin­typen

Leistung

Filter auf erbrachten Leistungen:

• Mit / Ohne — Patient hat (k)eine Leistung
• Eingabe / BEMA / GOZ / Abzurechnen / Abzur. BEMA / Abzur. GOZ — Status / Gebühren­ordnung
• Leistungs­nummern — z. B. 4 - Befunderhebung und Erstellen eines Parodontalstatus
• Datumsbereich — optionaler Zeitraum

Weitere Kategorien (HKP, Recall, Praxis-spezifische Filter) erscheinen je nach Konfiguration.

Patient-Labels und Fristen

Der Filter Patient-Labels arbeitet auf den farbigen Labels, die überall in rose-metrics an Patienten, Terminen und Vorschlägen gesetzt werden (angelegt und erklärt in der Heute-Ansicht).

Der Filter hat drei Teile:

• Mit Labels / Ohne Labels — Patienten, auf die die Auswahl zutrifft, oder genau umgekehrt.
• Labels — eine oder mehrere Label-Bezeichnungen. Leer gelassen heißt "irgendein Label".
• Frist — schränkt zusätzlich auf den Fristzustand ein:

Auswahl	Trifft zu auf
Frist egal	alles — der Fristzustand spielt keine Rolle (Standard)
Frist überschritten	Frist liegt vor heute
Frist heute fällig	Frist ist genau heute
Frist noch offen	Frist ist heute oder später, also noch nicht abgelaufen
Frist bis …	Frist gesetzt und spätestens am eingetragenen Datum
ohne Frist	Label gesetzt, aber keine Frist daran

Beide Bedingungen müssen am selben Label zutreffen: Labels = Rückruf + Frist überschritten findet Patienten, an denen genau das Label Rückruf mit abgelaufener Frist hängt — nicht Patienten mit Rückruf und irgendeinem anderen überfälligen Label.

Im Modus Ohne Labels wird dieselbe Bedingung invertiert: übrig bleiben alle Patienten, an denen kein Label die Auswahl erfüllt.

Beispiel

Mit Labels + Label Rückruf + Frist überschritten → die Abarbeitungsliste für den Empfang: alle Patienten, bei denen ein Rückruf zugesagt und der Termin dafür verstrichen ist.

In der Ergebnis-Tabelle zeigt die Spalte Labels die gesetzten Labels als farbige Punkte mit ihrem Fristring — rot = überschritten, orange = heute fällig, grau gestrichelt = Frist in der Zukunft, ohne Ring = keine Frist. Ein Klick auf die Zelle öffnet den Label-Editor, dort lassen sich Labels und Fristen direkt aus der Liste heraus setzen, ändern oder entfernen.

Filter-Pipeline

Filter werden sequentiell angewendet. Jeder Step in der Pipeline schränkt die Patienten-Menge weiter ein. Beispiel:

#1 Leistung — Patienten mit Leistung Eingabe BEMA, Nummer 4 zwischen 2025-05-11 und 2026-05-11#2 Termin — von diesen: Patienten mit Termin in der Zukunft

Pro Step:

• Eingabe-Karte mit allen Filter-Optionen oben.
• Toggle MIT / NICHT — Patienten, die das Kriterium erfüllen, oder umgekehrt alle, die es nicht erfüllen.
• ↑ / ↓ — Reihenfolge der Steps ändern.
• × / Reset — Step entfernen / zurücksetzen.

Pipeline-Übersicht weiter unten listet alle aktiven Steps nummeriert in Klartext.

Aktions-Leiste

• Ausführen — wendet die aktuelle Pipeline an und lädt die Patienten-Liste.
• Auto-Toggle und Doppel-Pfeil — Pipeline automatisch ausführen bei jeder Änderung / mehrere Steps schnell hintereinander ausführen.
• Zurücksetzen (Mülltonne) — alle Filter entfernen.
• Aktive / Veraltet / Alle — beeinflusst, welche Patienten überhaupt in Frage kommen (Standard: nur aktive).
• Filter-Pipeline (Ordner-Icon) — gespeicherte Filter-Pipelines laden.
• Speichern als Favorit (Stern) — aktuelle Pipeline speichern.

Ergebnis

Nach Ausführen zeigt die Ergebnis-Tabelle die gefilterte Patienten-Liste mit Anzahl-Counter (z. B. 0 Patienten — Filter passt auf keinen, größere Praxen sehen hier Hunderte). Die Liste lässt sich:

• nach Excel exportieren
• für E-Mail- oder Brief-Kampagnen weiterverarbeiten
• als Basis für ein Anrufprotokoll nutzen

Anwendungs­fälle

• PZR-Recall — Patienten ohne PZR-Termin in den letzten 6 Monaten und ohne zukünftigen Termin.
• PA-Verlauf­kontrolle — Patienten mit PSI ≥ 3 ohne PA-Folgetermin in den letzten 12 Monaten.
• Anamnese-Erneuerung — Patienten mit veralteter Anamnese und Termin in den kommenden Wochen.
• Geburtstags-Kampagne — Patienten mit Geburtstag im aktuellen Monat (Privat-Patienten als Filter).
• Neupatienten-Onboarding — Neu­patienten der letzten 3 Monate ohne Folge­termin.
• Bestandspflege — Patienten ohne KVK-Einlese im aktuellen Quartal.
• Klassifizierungs-Listen — alle Patienten mit Klassifizierung Grad C für eine gezielte Ansprache.

Hinweise

• Die Reihenfolge der Filter beeinflusst die Performance, nicht das Ergebnis — restriktive Filter zuerst macht das Ausführen schneller.
• Mit NICHT-Toggle lassen sich elegante Negationen bauen (Patienten ohne …).
• Speichere häufig genutzte Pipelines als Favorit — ein PZR-Recall ist meist immer dieselbe Filter-Kombination.

Konfiguration

• Recall-Intervalle und Standard-Werte in Einstellungen → Heute.
• Terminart-Mapping in Einstellungen → Terminart-Zuordnung bestimmt, was als PZR / Recall-Termin gilt.

Verwandte Ansichten

• Patienten-Suche — schnelles Auffinden einzelner Patienten
• Heute — Tages­ansicht mit Recall-Spalte pro Patient
• Kommunikationszentrale — Versand von Anschreiben / E-Mails an die gefilterten Patienten
• Patientenumsätze — Detail-Auswertung pro Patient