Patientensegmente
Die Patientensegmente teilen den Patientenstamm in fünf Wertstufen S, A, B, C und D ein. Grundlage ist ein Score von 0 bis 100, den rose für jeden Patienten aus elf Kennzahlen berechnet: Was trägt der Patient zum Honorar bei, wie treu ist er der Praxis, und wie verlässlich nimmt er seine Termine wahr? So sehen Sie auf einen Blick, wo die wertvollsten Patienten stehen, wo Potenzial liegt und wer abzuwandern droht.
Beta
Die Patientensegmente sind bisher nur für Beta-Praxen freigeschaltet. Aufbau und Bezeichnungen können sich noch ändern. Feedback ist ausdrücklich willkommen.
Die fünf Stufen
| Stufe | Bezeichnung | Typisches Profil |
|---|---|---|
| S | Top-Klasse | Hohes Honorar, häufig Privatleistungen (Implantate, Zahnersatz), treue Prophylaxe, lange Bindung. |
| A | Loyaler Stammpatient | Hochwertig und treu, regelmäßiger Recall, solider Privatanteil. |
| B | Solide Basis | Regelmäßig im Recall, durchschnittliches Profil. |
| C | Gelegenheitspatient | Kommt unregelmäßig, v. a. Kontrolle/Hygiene, niedriger Honorarbeitrag. |
| D | Inaktiv / Risiko | Kaum Wertbeitrag oder seit 24 Monaten nicht behandelt — abwanderungsgefährdet. |
Die Farben reichen von Grün (S) über Orange (B) bis Rot (D) und sind überall gleich: in dieser Ansicht, am Segment-Symbol und in der Segment-Karte der Patientendetails.
Die Segmente werden beim nächtlichen Import neu berechnet. Änderungen an den Daten im PVS zeigen sich also am Folgetag.
Aufbau
- Filterleiste — welche Patienten in die Auswertung einfließen.
- Kennzahl-Kacheln — die wichtigsten Konzentrations-Kennzahlen mit Trend.
- Segmentübersicht — eine Zeile je Stufe.
- Diagramme — Verteilung, Wert & Konzentration, Profil & Risiko.
- Modell-Konfiguration — wie der Score entsteht (nur für das rose-Team sichtbar, siehe unten).
- Patientenliste — die einzelnen Patienten mit Segment und Score.
Filterleiste
- Behandelt ≤ 24 Mon. / Gesamtbestand — nur Patienten mit einem Termin in den letzten 24 Monaten oder der gesamte Bestand. Im Gesamtbestand landen alle Inaktiven in D.
- Stammbehandler und Prophylaxebehandler — Mehrfachauswahl, grenzt auf die Patienten bestimmter Behandler ein.
- Alle · Kasse · Privat — nach Versicherungsart.
- Aktive Filter erscheinen als Chips; Alle zurücksetzen hebt sie auf.
Kennzahl-Kacheln
- Honoraranteil S+A — welcher Anteil des Honorars auf die Stufen S und A entfällt.
- Patientenanteil S+A — welcher Anteil der Patienten in S oder A liegt. Zusammen mit dem Honoraranteil zeigt das die Wertkonzentration: wenige Köpfe, viel Honorar.
- ⌀ Honorar / S+A-Patient — durchschnittliches Honorar der letzten 12 Monate je S/A-Patient.
- ⌀ Honorar / Termin (S+A) — Honorar je Behandlungstermin mit S/A-Patienten (die Termindauer zählt nicht).
- Top-Patienten = C+D — so viele honorarstärkste Patienten erbringen zusammen dasselbe Honorar wie alle C- und D-Patienten.
Die Pfeile ▲▼ vergleichen die letzten 6 Monate mit den 18 Monaten davor.
Segmentübersicht
Je Stufe: Anzahl Patienten, ⌀ Honorar je Patient und je Termin, ⌀ Termine und ⌀ PZR pro Jahr, Compliance (= 100 % minus durchschnittliche No-Show-Quote der Stufe) und ⌀ Score. Das i neben der Stufe erklärt das Profil und gibt eine Handlungsempfehlung. Im Pro-Modus kommen Honoraranteil, ⌀ GOZ-Anteil, ⌀ Bindung und die Zeit seit dem letzten Termin hinzu.
Diagramme
- Verteilung — Patienten und Honorar je Stufe, wahlweise als Balken oder Ring.
- Wert & Konzentration — ⌀ Honorar je Stufe, Konzentrations- und Pareto-Darstellung.
- Profil & Risiko — ein Netzdiagramm mit dem Kennzahlprofil jeder Stufe und eine Blasengrafik Wert vs. Abwanderungsrisiko (Blasengröße = Anzahl Patienten).
So entsteht der Score
Der Score wird in drei Schritten berechnet.
1. Elf Kennzahlen je Patient
| Kennzahl | Gruppe | Gewicht | 0 Punkte bei | 100 Punkte ab | Was gezählt wird |
|---|---|---|---|---|---|
| Honorar letzte 12 Monate | Wert | 10 % | 0 € | 3.000 € | Honorar aus BEMA, GOZ-Kasse und GOZ-Privat — ohne Material und Labor |
| Ø Honorar/Jahr (5 Jahre) | Wert | 7 % | 0 € | 1.500 € | Honorar der letzten 5 Jahre ÷ 5 |
| Honorar pro Stunde | Wert | 8 % | 0 €/h | 300 €/h | Honorar der letzten 12 Monate ÷ geplante Dauer der wahrgenommenen Termine |
| Privatleistungsanteil | Wert | 15 % | 0 % | 100 % | Anteil GOZ-Privat am Honorar der letzten 5 Jahre |
| Durchgeführte ZE-/Privat-HKP | Wert | 8 % | 0 | 3 | abgeschlossene Zahnersatz- und Privat-HKP |
| Gesetzte Implantate | Wert | 7 % | 0 | 4 | Implantat-Leistungen der letzten 5 Jahre |
| Termine pro Jahr | Treue | 10 % | 0 | 3 | alle Termine der letzten 12 Monate |
| Prophylaxe-Termine pro Jahr | Treue | 13 % | 0 | 2 | PZR-/Prophylaxe-Leistungen der letzten 12 Monate (2 = ideal) |
| Bindungsdauer | Treue | 10 % | 0 Jahre | 10 Jahre | Zeit seit der ersten Leistung mit Honorar |
| No-Show-Quote | Verlässlichkeit | 6 % | 20 % | 0 % | nicht erschienene Termine ÷ Termine der letzten 12 Monate |
| Recency – Monate seit Besuch | Verlässlichkeit | 6 % | 12 Mon. | 0 Mon. | volle Monate seit dem letzten wahrgenommenen Termin (Ausfälle zählen nicht) |
Die Gewichte ergeben zusammen 100 %: Wert 55 %, Treue 33 %, Verlässlichkeit 12 %.
Welche Leistungen als Implantat bzw. Prophylaxe zählen, legen die Leistungsgruppen in den Praxis-Einstellungen fest.
2. Kennzahl → Punkte (0–100)
Jede Kennzahl wird linear auf 0 bis 100 Punkte umgerechnet: Am Wert „0 Punkte bei" gibt es 0 Punkte, am Wert „100 Punkte ab" volle 100. Dazwischen wird anteilig gerechnet, darüber hinaus gekappt.
Punkte = (Wert − „0 Punkte bei") ÷ („100 Punkte ab" − „0 Punkte bei") × 100, begrenzt auf 0 … 100
Ein Patient mit 1.500 € Honorar in 12 Monaten erhält also 50 Punkte, einer mit 4.500 € nicht 150, sondern 100.
Bei No-Show-Quote und Recency ist weniger besser. Deshalb sind die Grenzen dort vertauscht: 0 % No-Shows bringen 100 Punkte, 20 % und mehr bringen 0 Punkte. Ein Patient, der vor 3 Monaten zuletzt da war, erhält (3 − 12) ÷ (0 − 12) × 100 = 75 Punkte.
3. Gewichtete Summe → Score → Stufe
Die Punkte jeder Kennzahl werden mit ihrem Gewicht multipliziert und addiert. Das ergibt den Score zwischen 0 und 100. Über die Schwellen wird daraus die Stufe:
| Stufe | Score ab |
|---|---|
| S | 85 |
| A | 70 |
| B | 50 |
| C | 30 |
| D | darunter |
Ausnahme: Wer seit mehr als 24 Monaten keinen Termin hatte, gilt als inaktiv und ist immer D, egal wie hoch der Score ist.
Beispiel
Frau M. ist seit 5 Jahren Patientin, kommt 4-mal im Jahr für insgesamt 6 Stunden, davon 2-mal zur PZR, und hat einmal einen privaten Zahnersatz machen lassen:
| Kennzahl | Wert | Punkte | × Gewicht | Beitrag |
|---|---|---|---|---|
| Honorar 12 Monate | 1.500 € | 50 | 10 % | 5,0 |
| Ø Honorar/Jahr (5 J.) | 750 € | 50 | 7 % | 3,5 |
| Honorar pro Stunde | 250 €/h | 83,3 | 8 % | 6,7 |
| Privatleistungsanteil | 30 % | 30 | 15 % | 4,5 |
| ZE-/Privat-HKP | 1 | 33,3 | 8 % | 2,7 |
| Implantate | 0 | 0 | 7 % | 0,0 |
| Termine pro Jahr | 4 | 100¹ | 10 % | 10,0 |
| Prophylaxe pro Jahr | 2 | 100 | 13 % | 13,0 |
| Bindungsdauer | 5 Jahre | 50 | 10 % | 5,0 |
| No-Show-Quote | 5 % | 75 | 6 % | 4,5 |
| Recency | 3 Mon. | 75 | 6 % | 4,5 |
| Score | 59,3 |
¹ 4 Termine liegen über der 100-Punkte-Grenze von 3 und werden gekappt.
59,3 liegt zwischen 50 und 70, also ist Frau M. in Stufe B – Solide Basis. Ihre Treue ist bereits voll ausgeschöpft (Termine und Prophylaxe je 100 Punkte), ihr Potenzial liegt beim Wert.
Lässt sie ein Implantat setzen und steigt ihr Honorar auf 3.000 € im letzten Jahr bzw. 1.500 € im Fünfjahresschnitt, erhält sie dort jeweils 100 statt 50 Punkte (+5,0 und +3,5), bei gleicher Behandlungszeit steigt ihr Honorar pro Stunde auf 500 €/h (100 Punkte, +1,3), und für das Implantat gibt es 25 Punkte (+1,75). Ihr Score steigt auf 70,9 und sie rückt in Stufe A auf.
Modell-Konfiguration
Die Modell-Konfiguration ist ein aufklappbares Feld unterhalb der Diagramme. Sie ist nur für das rose-Team sichtbar. Wenn Sie die Schwellen für Ihre Praxis oder einzelne Behandler anpassen möchten, sprechen Sie uns an.
Im Kopf steht die Σ Gewicht. Sie ist grün, wenn die Gewichte zusammen 100 % ergeben, sonst rot. Das Chip angepasst zeigt, dass vom Standardmodell abgewichen wird.
Kennzahlen, Gewichte, Skalen
Die elf Kennzahlen stehen in den drei Gruppen Wert (blau), Treue (grün) und Verlässlichkeit (orange), je mit ihrer Gruppensumme. Pro Kennzahl:
- Gewicht (Schieberegler 0–40) und der daraus folgende Anteil in %.
- 0 Pkt. und 100 Pkt. — die beiden Grenzen aus Schritt 2 („So entsteht der Score").
Knöpfe darüber:
- Auf 100 % normieren — skaliert alle Gewichte so, dass sie wieder 100 % ergeben.
- Standard — setzt Gewichte, Grenzen und Schwellen auf das Standardmodell zurück.
- Schwellen fitten (5/15/25/30/25) — legt die Schwellen so, dass sich die aktiven Patienten der aktuellen Auswahl möglichst im Verhältnis S 5 %, A 15 %, B 25 %, C 30 %, D 25 % verteilen.
Nur ein Was-wäre-wenn
Geänderte Gewichte und Grenzen wirken nur in dieser Ansicht und nur in diesem Browser. Sie zeigen, wie sich die Verteilung mit einem anderen Modell verschieben würde. Der nächtliche Import, das Segment-Symbol und die Segment-Karte rechnen immer mit dem Standardmodell.
Score-Band und Schwellen
- Das Score-Band zeigt die Skala 0–100 mit den Bereichen der fünf Stufen und dem jeweiligen Patientenanteil.
- Die vier Schwellen-Regler (S ab Score … bis C ab Score …) verschieben die Grenzen. Sie schieben sich gegenseitig mit, sodass immer S ≥ A ≥ B ≥ C gilt.
Schwellen speichern: Praxis oder Behandler
Anders als Gewichte und Grenzen werden die Schwellen dauerhaft gespeichert.
- Schwellen für: Praxis — gelten für alle Patienten der Praxis. Sie ergeben das Praxissegment.
- Schwellen für: Behandler — eigene Schwellen für einen Behandler, z. B. für eine Spezialistin mit anderem Patientenprofil. Für die Patienten, deren Stammbehandler dieser Behandler ist, entsteht daraus zusätzlich ein Stammbehandler-Segment.
- Behandler-Schwellen löschen — der Behandler fällt wieder auf die Praxis-Schwellen zurück.
- Die Zeile Eigene Schwellen listet alle Behandler, für die eigene Schwellen gespeichert sind.
Gespeicherte Schwellen wirken ab dem nächsten Import („✓ gespeichert — wirkt ab dem nächsten Import").
Patientenliste
Die Liste lädt erst auf Klick. Sie zeigt jeden Patienten mit Segment, Score und den Kennzahlen, lässt sich nach Stufe filtern und durchsuchen. Zwei Exporte stehen bereit:
- Liste — die aktuelle Auswahl als CSV.
- Recall C+D — die Patienten der Stufen C und D, z. B. für eine Reaktivierungs-Aktion.
Segment-Symbol am Patienten
Überall, wo ein Patientenname erscheint (z. B. in den Listen von HKP-Manager, Rechnungen, Leistungen, Recall, Kommunikation und in der Ansicht Heute), steht neben dem Namen ein kleines farbiges Quadrat.
| Darstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Farbiges Quadrat mit S / A / B / C / D | das gültige Segment |
| Eingeknickte Ecke oben rechts | das Segment stammt aus den Schwellen des Stammbehandlers |
| Dunkler Ring innen | das Segment wurde manuell gesetzt |
| Graue Zahl 1 – 6 | der Patient ist erst so viele Monate in der Praxis — das Segment steht nach 6 Monaten fest, vorher wäre es nicht aussagekräftig |
| – | für den Patienten liegt noch kein Segment vor |
Darüberfahren zeigt einen Satz zur Stufe. Anklicken öffnet ein Fenster mit:
- dem gültigen Segment, seiner Herkunft (Praxis, Stammbehandler, manuell gesetzt oder noch kein Segment) und der Erklärung,
- den drei Ebenen Praxis, Stammbehandler und Manuell — die gültige Ebene ist hervorgehoben,
- Manuell setzen: S, A, B, C, D oder keins.
Welches Segment gilt?
Manuell > Stammbehandler > Praxis. Ein manuell gesetztes Segment hat immer Vorrang, auch vor der 6-Monats-Regel. Danach zählt das Stammbehandler-Segment, falls für den Stammbehandler eigene Schwellen gespeichert sind, sonst das Praxissegment.
Ein manuell gesetztes Segment wird gespeichert und bleibt auch über den nächtlichen Import hinweg erhalten, bis Sie es mit keins wieder entfernen. Es ändert sich sofort in allen Listen.
Segment-Karte in den Patientendetails
In den Patientendetails zeigt die Karte Patientensegmente, wie das Segment des Patienten zustande kommt.
- Oben — das gültige Segment, seine Herkunft, der Score (z. B. Score 56,7) und die Erklärung.
- Ebenen — Praxis, Stammbehandler und Manuell nebeneinander, die gültige hervorgehoben. Über die Knöpfe S, A, B, C, D und keins setzen bzw. entfernen Sie das manuelle Segment, genau wie am Segment-Symbol.
- Kennzahlen — die elf Kennzahlen, gruppiert nach Wert, Treue und Verlässlichkeit mit dem Gruppengewicht. Der Balken zeigt die erreichten Punkte (0–100). Beim Darüberfahren erscheinen der tatsächliche Wert, die Punkte, das Gewicht und die Skala (z. B. 0 → 3.000 €).
So lässt sich am einzelnen Patienten ablesen, welche Kennzahlen ihn nach oben ziehen und wo Potenzial liegt. Im Beispiel oben wären die Balken für Termine und Prophylaxe voll, die für Implantate leer.
Die Karte rechnet immer mit dem Standardmodell. Steht der Patient nicht in der Segmentierung, erscheint Keine Kennzahlen vorhanden — der Patient steht nicht in der Segmentierung.