Doctosync

Doctosync ist die rose-Anbindung an Doctolib (Online-Termin­buchungs-Portal). rose holt aus Doctolib regelmäßig die dort gebuchten Termine und die zugehörigen Doctolib-Patientenprofile und bringt sie in den Auswertungen mit den Patientendaten aus dem PVS zusammen.

Diese metrics-Ansicht hat genau eine Aufgabe: die schlanken Doctolib-Patientenprofile dem jeweils richtigen PVS-Patienten zuzuordnen — und zwar dort, wo das nicht automatisch gelingt. Diese Fälle ordnen Sie hier von Hand zu.

Beta

Die Doctosync-Ansicht befindet sich noch in der Entwicklung. Sie gibt schon eine gute Idee, wie es mal werden wird — die Ergebnisse sind jedoch noch ohne Gewähr. Feedback ist willkommen.

Doctolib-Profil und PVS-Patient — warum zugeordnet werden muss

Doctolib und das PVS führen getrennte Patienten-Stämme:

• In Doctolib liegt nur ein schlankes Profil — im Wesentlichen Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten und die online gebuchten Termine. Wer online bucht, legt sich (oder einen Account) in Doctolib an.
• Im PVS liegen die eigentlichen, umfangreichen Patientendaten — Stammdaten, Behandlungshistorie, Abrechnung, HKP, Befunde usw. Das ist die maßgebliche, „schwere" Datenbasis für die rose-Auswertungen.

Damit ein über Doctolib gebuchter Termin in rose am vollständigen Patienten hängt, muss das Doctolib-Profil mit dem passenden PVS-Patienten verknüpft werden. rose erledigt das so weit wie möglich automatisch (siehe unten). Bleibt ein Profil offen, landet es in dieser Ansicht und wird hier manuell zugeordnet.

INFO

rose liest nur aus Doctolib — es wird nichts nach Doctolib zurückgeschrieben. Die Zuordnung verbindet das Doctolib-Profil ausschließlich auf rose-Seite mit dem PVS-Patienten.

Aufbau

• Kopfbereich — Titel, Kurzbeschreibung und Zähler-Chips: n offen (noch zuzuordnen), n ausgeblendet (nur sichtbar, wenn Patienten ausgeblendet wurden) und n nicht entschlüsselbar (rot, nur bei technischen Problemen). Rechts oben lädt „Aktualisieren" die Liste neu.
• Nicht zugeordnete Patienten — Tabelle der Doctolib-Patienten, die noch keinem PVS-Patienten zugeordnet werden konnten. Über der Tabelle sitzen die Schalter „Zeige Ausgeblendete" und „Zeige IDs", die Farb-Legende der Vorschlags-Chips und das Suchfeld. Ist die Liste leer (Keine Datensätze vorhanden), ist alles zugeordnet.

Tabelle: Nicht zugeordnete Patienten

Die Spalten sind in zwei Gruppen gegliedert, damit die Herkunft der Daten auf einen Blick klar ist: „Doctolib-Patient" — Daten aus dem Doctolib-Konto — und „Zuordnung im PVS" — Ihre Eingabe.

Spalte	Gruppe	Inhalt
ID	Doctolib-Patient	eindeutige Doctolib-Patienten-ID (UUID). Standardmäßig ausgeblendet — einblenden über den Schalter „Zeige IDs".
Name	Doctolib-Patient	Nach- und Vorname wie in Doctolib hinterlegt.
Geburtsdatum	Doctolib-Patient	Geburtsdatum des Doctolib-Patienten.
Letzter Termin	Doctolib-Patient	Datum des jüngsten vergangenen Doctolib-Termins des Patienten — hilft einzuschätzen, ob und wann der Patient zuletzt in der Praxis war. Leer, wenn nur zukünftige Termine existieren.
Vorschläge	Zuordnung im PVS	Alle automatisch ermittelten PVS-Patienten als Chips (Name + Übereinstimmung in Prozent; Farbtiefe = Übereinstimmung, Symbole = Geburtsdatums-Status — siehe Legende). Ein Klick auf einen Chip ordnet direkt zu — siehe Zuordnungs-Vorschläge.
Manuell	Zuordnung im PVS	Das Tastatur-Symbol öffnet ein kleines Eingabefenster für die manuelle Zuordnung: PVS-Patienten-ID eintragen und mit dem Ketten-Symbol (oder Enter) speichern.
(Auge-Symbol)	—	Ausblenden bzw. Wieder einblenden — siehe Patienten ausblenden.

Patienten manuell zuordnen

Patienten, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, müssen von einer Person manuell hier in der Doctosync-Ansicht zugeordnet werden. Erst dann ist das Doctolib-Profil mit dem PVS-Patienten verknüpft und seine Termine hängen am richtigen, vollständigen Patienten.

So gehen Sie vor:

1. Doctosync-Ansicht öffnen — die Tabelle „Nicht zugeordnete Patienten" listet alle offenen Fälle.
2. Bei Bedarf das Suchfeld nutzen, um eine Patientin / einen Patienten zu finden.
3. Schnellster Weg: die Spalte „Vorschläge" prüfen — dort stehen die automatisch ermittelten PVS-Patienten als Chips („Ist das der Patient?"; der Tooltip zeigt Geburtsdatum und Patienten-ID). Passt einer, genügt ein Klick auf den Chip: die Zuordnung wird sofort gespeichert.
4. Passt kein Vorschlag: über das Tastatur-Symbol (Spalte „Manuell") die PVS-Patienten-ID von Hand eintragen — anhand von Name + Geburtsdatum im PVS ermitteln — und mit dem Ketten-Symbol speichern.

Nach dem Speichern lädt die Liste neu und der Patient verschwindet aus der Liste. Bereits vorhandene Termine dieses Patienten werden automatisch nachgezogen.

TIP

Gibt es den Patienten im PVS noch gar nicht, legen Sie ihn dort zuerst an. Beim nächsten Abgleich wird er dann oft schon automatisch zugeordnet — andernfalls tragen Sie die PVS-Patienten-ID wie oben von Hand ein.

Nicht entschlüsselbare Zeilen

Rot markierte Zeilen konnten nicht gelesen (entschlüsselt) werden — sie zeigen statt des Namens ein „-". Können gar keine Patientendaten entschlüsselt werden (z. B. Kein Connector-Schlüssel vorhanden), legt sich eine Hinweis-Meldung über die Tabelle und die Bedienung ist deaktiviert, bis die Ursache behoben ist — meist genügt es, den rose-Connector zu prüfen und anschließend zu aktualisieren. Bleibt das Problem bestehen, den rose-Support kontaktieren.

Zuordnungs-Vorschläge

rose berechnet die Vorschläge automatisch im Hintergrund: Jeder offene Doctolib-Patient wird laufend mit dem PVS-Patientenstamm verglichen (die Daten liefert der rose-Connector beim regelmäßigen Abgleich) und die Treffer werden bewertet. Neue oder geänderte Patienten erhalten in der Regel innerhalb von etwa einer Minute Vorschläge — beim Öffnen der Ansicht stehen sie sofort bereit, ohne Wartezeit und ohne Suche.

So werden die Treffer bewertet:

• Gleiches Geburtsdatum wiegt am stärksten — solche Vorschläge stehen oben.
• Die Namens-Ähnlichkeit gleicht Tippfehler und Schreibvarianten aus (Meyer / Maier / Mayr, vertauschte Vor-/Nachnamen); auch klanggleiche deutsche Namen werden erkannt.
• Jeder Vorschlag zeigt Name, Geburtsdatum, PVS-Patienten-ID und die Übereinstimmung in Prozent; ein abweichendes Geburtsdatum ist gekennzeichnet (Geb.-Datum weicht ab).

Pro Patient werden bis zu sechs Vorschläge ermittelt und in der Spalte „Vorschläge" als Chips angezeigt, der beste zuerst (siehe auch Legende über der Tabelle):

• Die Farbtiefe zeigt die Übereinstimmung: je tiefer das Grün, desto sicherer der Treffer — ein heller Chip ist nur ein vager Kandidat.
• Ein Warndreieck im Chip bedeutet: das Geburtsdatum weicht ab — vor dem Zuordnen genau hinsehen.
• Ein Fragezeichen bedeutet: auf (mindestens) einer Seite ist kein Geburtsdatum hinterlegt, ein Vergleich ist nicht möglich.

Der Tooltip eines Chips zeigt die Details (Geburtsdatum, PVS-Patienten-ID, Übereinstimmung). Ein Klick auf einen Chip speichert die Zuordnung sofort — vor dem Klick lohnt daher ein Blick auf den Tooltip, wenn Name oder Geburtsdatum nicht eindeutig sind.

Zugeordnet wird nie automatisch: Auch der beste Vorschlag wartet immer auf den bestätigenden Klick — vor jeder Verknüpfung liegt ein prüfender menschlicher Blick.

Vorschläge ohne Namen?

Aus Datenschutz-Gründen speichert rose zu den Vorschlägen nur die PVS-Patientennummern — die zugehörigen Namen werden erst beim Anzeigen aus den aktuellen Connector-Daten ergänzt. Direkt nach einem Neustart des Abgleich-Dienstes oder wenn der rose-Connector länger nicht verbunden war, kann das vorübergehend fehlschlagen — statt der Chips erscheint dann nur der Hinweis „Namen erscheinen nach dem nächsten Connector-Abgleich", und eine Zuordnung per Klick ist bewusst nicht möglich: niemand soll eine Zuordnung bestätigen, ohne den Namen zu sehen. Meist genügt es, kurz zu warten und die Ansicht zu aktualisieren.

Patienten ausblenden

Nicht jedes Doctolib-Profil gehört zu einem echten Praxis-Patienten — z. B. wenn jemand nur einen Doctolib-Account angelegt, aber nie einen Termin in der Praxis wahrgenommen hat. Solche Profile lassen sich ausblenden, damit die Liste nur echte offene Fälle zeigt:

• Ausblenden: Klick auf das durchgestrichene Auge am Zeilenende — der Patient verschwindet aus der Liste.
• Wieder anzeigen: Schalter „Zeige Ausgeblendete" über der Tabelle aktivieren — ausgeblendete Zeilen erscheinen abgeblendet und lassen sich über das Auge-Symbol wieder einblenden.

Ausgeblendet wird für die ganze Praxis (nicht pro Benutzer) und bleibt dauerhaft erhalten — auch über die regelmäßigen Doctolib-Abgleiche hinweg. Es wird nichts gelöscht: Ein ausgeblendeter Patient kann jederzeit wieder eingeblendet und ganz normal zugeordnet werden.

Wie die automatische Zuordnung funktioniert

rose ordnet jedes Doctolib-Profil automatisch über Nachname + Vorname + Geburtsdatum dem PVS-Patienten zu (Schreibweise-Unterschiede wie Umlaute oder Groß-/Kleinschreibung werden dabei ausgeglichen). Nur wenn diese Kombination auf beiden Seiten exakt übereinstimmt, gelingt die automatische Zuordnung. Eine „unscharfe" automatische Zuordnung gibt es bewusst nicht — im Zweifel landet der Fall hier zur manuellen Prüfung, statt jemanden falsch zu verknüpfen. Die Zuordnungs-Vorschläge nutzen dagegen gezielt unscharfe Namens-Ähnlichkeit — dort entscheidet aber immer ein Mensch, bevor verknüpft wird.

Warum bleibt ein Patient „nicht zugeordnet"?

• Tippfehler / abweichende Schreibweise im Namen — „Müller" vs „Mueller", „Maier" vs „Mayer".
• Abweichendes Geburtsdatum zwischen Doctolib und PVS.
• Neu-Patient ohne PVS-Eintrag — online gebucht, im PVS aber (noch) nicht angelegt.
• Mädchen- vs. Ehename oder sonstige Namensänderung.
• Familien-Buchung — Doctolib-Account des Elternteils, Termin für ein Kind ohne eigenen Doctolib-Account.

Support-Matrix: Was die Doctolib-Anbindung kann

Doctolib liefert über die Schnittstelle nicht alle Daten, die aus dem PVS bekannt sind. Was über die Doctolib-Anbindung verfügbar ist:

Funktion	Status	Anmerkung
Termine importieren	✅	inkl. Status (stattgefunden, nicht erschienen, fristgerecht abgesagt)
Doctolib-Patientenprofile	✅	schlank: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Telefon, E-Mail, Adresse
Behandler / Terminspalten (Agenden)	✅
Terminarten & Terminartengruppen	✅	müssen den PVS-Terminarten zugeordnet sein (siehe Hinweise)
Automatische Zuordnung zum PVS-Patienten	✅	über Name + Vorname + Geburtsdatum
Manuelle Zuordnung zum PVS-Patienten	✅	über diese Ansicht
Zuordnungs-Vorschläge aus dem PVS	✅	automatisch im Hintergrund berechnet (Namens-Ähnlichkeit + Geburtsdatum), Zuordnung per Klick
Nicht relevante Doctolib-Profile ausblenden	✅	praxisweit, jederzeit umkehrbar
Mehrere Praxen / Standorte	✅	einzelne Agenden lassen sich deaktivieren, wenn das Doctolib-Konto mehr Standorte umfasst
Neu- vs. Bestandspatient erkennen	⚠️	aus Doctolib-Daten nicht eindeutig herleitbar — in Arbeit
Ausfall-/Absagegrund	⚠️	Doctolib erfasst den Grund weniger strukturiert als das PVS — Auswertung eingeschränkt
Auslastung / Terminbuch-Angebot	❌	Doctolib liefert keine Schicht-/Slot-/Urlaubsdaten — Auslastung ist nicht berechenbar
Wartezeit / Behandlungsdauer	❌	Doctolib speichert keine Zeitstempel je Status­wechsel eines Termins
Zimmer / Zimmerzuweisung	❌	in Doctolib nicht vorhanden

Legende: ✅ verfügbar · ⚠️ eingeschränkt · ❌ nicht verfügbar (Doctolib-seitige Einschränkung).

Anwendungs­fälle

• Tägliche Sichtung durch die Empfangs-Kraft: nicht zugeordnete Patienten prüfen und zuordnen — am schnellsten über die Spalte „Vorschläge" (grüner Haken) — oder ausblenden, wenn kein Praxisbezug besteht.
• Vor Online-Terminen mit unbekanntem Patienten: prüfen, ob der Doctolib-Eintrag bereits einem PVS-Patienten zugeordnet ist.
• Bei Buchungs-Häufungen (z. B. neue Webseite, Werbe­kampagne): die Liste zügig abarbeiten, damit Termine schon vor der Behandlung am richtigen PVS-Patienten hängen.

Hinweise

• Doctosync ist eine separate rose-Komponente — sie muss in den Einstellungen → Schnittstellen für die Praxis aktiviert und konfiguriert sein.
• Umfasst das Doctolib-Konto mehr Standorte als das angebundene PVS (z. B. zwei Praxen in Doctolib, aber nur eine im PVS): die nicht relevanten Agenden lassen sich in den Einstellungen → Schnittstellen je Konto deaktivieren. Deren Behandler und Termine werden dann nicht übernommen — und Patienten, deren Termine ausschließlich auf deaktivierten Agenden liegen, erscheinen nicht in dieser Liste.
• Die Doctolib-Termin­arten müssen den PVS-Termin­arten zugeordnet sein — Konfiguration in den Einstellungen → Terminart-Zuordnung.
• Bei Fragen oder Synchronisations-Problemen: der rose-Support oder die Doctolib-Praxis-Hotline.

Verwandte Ansichten

• Heute — die heute via Doctolib oder PVS gebuchten Termine in der Tagesansicht
• Kommunikationszentrale — Terminerinnerungen / Bestätigungen versenden
• Einstellungen — Doctosync-Konfiguration, Terminart-Zuordnung
• Patientendetails — Detail-Ansicht eines verknüpften Patienten